WITHMIA 2.5 — WITHMIAが自分で予約を取ります。お客様が24時間いつでもあなたのカレンダーに枠を確保

少し立ち止まって、今どうやって予約を受けているか思い出してみてください。誰かからメッセージが届きます。「こんにちは、明日空いていますか?」。あなたはカレンダーを見て「はい、15時か17時なら空いています」と返します。相手からの返信はなかなか来ません。ようやく返ってきたときには、その枠はもう別の人に取られています。また一からやり直しです。「では火曜の16時でお願いします」。あなたはノートに、手帳に、Excelに——いちばん危ないのは頭の中に——書き留めます。そして結局、同じ時間に2人のお客様を入れてしまったり、誰も何もリマインドしなかったせいで無断キャンセルが出たりします。この行ったり来たり、この「詳細をDMで送ってください、あとで確認します」こそが、いちばん時間を奪い、いちばん売上を逃している原因です。

つい先日、私たちはWITHMIA 2.0をご紹介しました。WhatsApp、メール、Instagram、Messenger、そしてウェブサイトのチャットをひとつの受信箱にまとめ、アシスタントが24時間対応する——オムニチャネルへの飛躍でした。あのバージョンは氷山の一角にすぎない、とお伝えしました。今日は、その下に隠れていたものをお見せします。

WITHMIA 2.5の登場です。見出しはひとつだけ。WITHMIAはもう会話するだけではありません。今度は予約を取ります。

昨日まで、アシスタントの応対は見事なものでした。質問に答え、価格を送り、伝言を預かる。けれども肝心の瞬間——「予約を取りたいのですが」——になると、やはりあなた頼みでした。誰かがカレンダーを見て、時間を提案し、確認し、書き留める必要があったのです。それが終わります。このバージョンから、WITHMIAはあなたの本物のカレンダーを参照し、実際に空いている時間を提案し、自分で予約を確定し、あなたの手帳に書き込みます。あなたは指一本動かす必要がありません。そのうえで、お客様に確認を送ります。

こう考えてください。これまでは、電話に出てくれる受付係はいたけれど、予約を取るにはいちいちあなたを探しに来なければなりませんでした。「店長、この方に15時をお出ししていいですか?」。今のあなたには、カレンダーを手に持った受付係がいます。何が空いているかを正確に把握し、その場で枠を押さえ、同じ時間帯に2人を入れることは絶対にありません。これが2.0と2.5の違いです。話すアシスタントから、動くアシスタントへ。

そしてここがいちばん強力な、本当に勝負を変える点です。これはWhatsAppのボタンではありません。会話がどこで起きていようと、WITHMIAが使う道具です。お客様がWhatsAppで頼もうと、ウェブサイトのチャットで頼もうと、InstagramのDMで頼もうと、メールで頼もうと関係ありません。WITHMIAは同じように、同じカレンダーに、同じ頭で予約を入れます。考え方はシンプルで、同時に途方もないものです。あなたはすでに使っているカレンダーをつなぐだけ。お客様が「予約したいです」と書けば、WITHMIAが最後まで手を引いて、予約を確定させます。 新しいアプリも、わけのわからないフォームも、あなたの立ち会いも不要です。

一度に全部お伝えするつもりはありません。セクションをひとつずつ進めてください。どれも積み重ねになります。ただ、先へ進む前にこの一点だけ覚えておいてください。2.0がどのチャネルでもお客様を逃さないためのものだったなら、2.5はどこでも予約を取りこぼさないためのものです。WITHMIAが手帳を引き受けるバージョンへようこそ。

WITHMIAが自分で、あなたの本物のカレンダーに予約を入れます

具体的な話に入りましょう。ここがすべての心臓部です。お客様がWITHMIAに「明日の午後に予約を取りたいのですが」と伝えたとき、裏側で起きているのは、まさにあなたがやっていることそのものです。ただし数秒で、ミスなく。

まずWITHMIAはあなたの実際のカレンダーを参照し——毎日使っているのと同じものです——埋まっている時間と空いている時間を確認します。時間をでっち上げたりしませんし、すでに埋まっている枠を提案することもありません。本物の空き状況を見にいきます。次に、空いている時間をお客様に提案します。会話の流れの中で自然に(「明日でしたら15時か17時が空いていますが、どちらがご都合よろしいですか?」)。そしてお客様が選んだら、WITHMIAはその予約のためにあなたの業種に必要な情報だけを尋ねます。最後に、お客様の名前、時間、詳細を添えてあなたのカレンダーに予定を登録し、いつでも確認できる状態にします。その直後、予約が確定した旨をお客様に伝えます。

これらすべてが、繰り返しますが、何時でも、どのチャネルからでも行われます。日曜の深夜にInstagramからメッセージをくれたお客様は、その深夜のうちに予約を手にします。祝日にウェブサイトのチャットから入ってきたお客様も同じです。「月曜に開いたら確認しますね」はもうありません。相手の気持ちがまだ熱いうちに、その場で枠が押さえられます。

そして2.0と同じく、会話ごとに操作権があります。あなたが自分で入って特別な時間を調整したいときは、その会話を開けばWITHMIAはそこだけ一歩下がります。あなたがいる場所では、あなたが指揮を執る。いない場所では、WITHMIAが代わりに予約を取る。それだけです。

すでに使っているカレンダーをつなぐだけ(何も変える必要はありません)

あなたにはすでに、自分なりのスケジュール管理の方法があるはずです。Google カレンダーで生きている方もいれば、Outlookの方も、業種向けの予約プラットフォームを使っている方もいるでしょう。2.5の良さは、何か新しいものに乗り換えてくださいとは言わないところにあります。WITHMIAはあなたがすでに使っているカレンダーに接続し、そこに予約を入れます。よく使われている7つに対応しています。

• Google カレンダーとOutlook / Microsoft 365 — 二大定番。GoogleまたはMicrosoftの公式ボタンからワンクリックで接続でき、パスワードを渡す必要はありません。クリニック、オフィス、個人で活動する専門職、そしてすでにカレンダーに張り付いて生活しているすべての方に最適です。
• Calendly — すでにここで打ち合わせを組んでいるなら、WITHMIAが接続してあなたの空き状況を尊重します。
• ReservoとAgendaPro — チリで美容室、エステサロン、スパ、各種クリニックにもっとも使われている予約プラットフォーム2つ。WITHMIAはあなたのメニューを読み取り、それに沿って予約します。
• DentalinkとMedilink — 医療系スイート(HealthAtom)。歯科医院や医療センター向けで、WITHMIAは在籍する担当者や施術内容を把握したうえで、適切に予約を入れます。

接続はカレンダーセクションから行い、その瞬間からWITHMIAはそこに予約を入れられるようになります。追加の手順はありません。複数を運用していても問題ありません。カレンダーごとに専用のカードと専用の設定が表示されます。

根っこにある考え方は冒頭でお伝えしたとおりで、このバージョンの魂そのものなので繰り返す価値があります。企業が自社のカレンダーをつなぎ、その顧客が予約を求めて書き込み、WITHMIAがその企業のカレンダーに予約を入れる。 カレンダーはあなたが用意する。仕事はWITHMIAがやる。それだけです。

業種ごとに必要なことを聞く。WITHMIAはあなたの業界に合わせます

ここには、間の抜けたロボットと、本当にあなたの商売を理解しているアシスタントとを分ける、細かくも決定的な違いがあります。予約に必要な情報は業種によって違います。 GoogleでMTGを押さえるオフィスなら、必要なのはメールアドレスだけかもしれません。美容室なら、どのメニューか(カット?カラー?両方?)を知る必要があります。歯科医院なら身分証番号と施術内容が必要です。全員に同じことを聞くのは間違いです。

だからWITHMIAは、接続したカレンダーに合わせて聞く項目を変えます。

• GoogleまたはOutlookなら、招待を送るためにお客様のメールアドレスを尋ねます。
• ReservoまたはAgendaProなら、氏名、希望メニュー、電話番号を尋ねます。
• DentalinkまたはMedilinkなら、氏名、身分証番号、電話番号、そして施術内容または来院理由を尋ねます。

そして何より、この項目はあなたの好きなように調整できます。カレンダーのパネルにはエディタがあり、予約前にWITHMIAがお客様に何を聞くかを正確に決められます。保険情報も聞きたい?追加してください。来院理由を必須にしたい?チェックを入れるだけです。要らない項目がある?外してください。WITHMIAはこの設定に忠実に従います。あなたが必須と定めた情報がそろうまで予約を確定させず、それ以外の回答もすべて拾って予定に書き添えます。

こうして同じアシスタントが、公証役場にも、理髪店にも、医療センターにも同じように役立ちます。それぞれが自分に必要なことを聞く。あなたが何かをプログラムする必要は一切ありません。

ルールを決めるのはあなた。所要時間も、曜日も、その他すべても

スケジュールとは「この時間が空いているかどうか」だけではありません。あなたの働き方そのものです。2.5では、それをコードに一行も触れずに設定できます。しかもそのパネルは常に表示されたまま、カレンダーの脇に固定されているので、ひと目で全体を把握できます。

• 予約の所要時間。 1枠30分ですか?1時間ですか?短い相談は15分、じっくり話す場合は60分、という運用ですか?扱う所要時間を選べます(15、30、45、60、90、120分)。複数設定した場合、WITHMIAはどれくらい必要かをお客様に尋ね、終了時刻を自分で計算します。「なんとなく全部1時間」から卒業です。
• 週の開始曜日。 細かい話ですがありがたい部分です。週が月曜始まりか(こちらでは一般的です)日曜始まりかを設定すると、カレンダーがあなたの読み方どおりに並びます。
• ボットが聞く項目。 上で触れたとおり、WITHMIAが予約前に尋ねる項目を追加・削除し、必須かどうかを指定できます。
• アシスタントのアクセス権。 そのカレンダーをWITHMIAが参照・予約できるかどうかを、ワンクリックで有効・無効にできます。しかも迷わず始められるように、新しいカレンダーを接続すると最初から有効になっています。つないだ時点で、もう予約を取り始めます。

そしてこれらはすべてカレンダー単位です。打ち合わせ用にGoogle、施術用にReservoを使っているなら、それぞれに専用のパネルと専用のルールがあります。一度設定すれば、WITHMIAはあなたの働き方をずっと守り続けます。

今度こそお客様に「届く」確認メール

予約を取るのは仕事の半分。もう半分は、お客様が予約を覚えていてくれることです。だからWITHMIAは、予約を確定した直後にWITHMIAの署名入りの確認メールをお客様に送ります。日付と時刻をはっきり明記し、予約の詳細と、あなたの店舗・事業所の名前を添えて。

なぜこれがそれほど重要なのでしょうか。これまで確認はカレンダー側が送る招待に頼っていて、それが必ず届くとは限らなかったからです。アカウントによっては送信に失敗し、別のアカウントでは迷惑メールフォルダに直行し、お客様は結局何時だったのか分からなくなります。WITHMIAのメールなら、接続したカレンダーが何であれ、確認は必ず送られます。誰も控えを持たないまま取り残されないための、私たちのセーフティネットです。

「私の予約、何時でしたっけ?」が減り、再確認の電話が減り、無断キャンセルが減ります。お客様は予約し、メールを受け取り、安心する。あなたも同じです。

WITHMIAの記憶を、あなたに合わせて

このバージョンで調整したものがもうひとつあります。技術的に聞こえますが、実際にはWITHMIAとの会話の感触を変えるものです。記憶の設定を、これからはあなたが決められます。

どんな会話にもバランスがあります。覚えすぎるアシスタントは、ずいぶん前に言った、もう関係のない話に引きずられます。覚えなさすぎれば、同じことを何度も言わせます。ちょうどいい塩梅は業種によって違います。そこでナレッジセクションから、次の2つを決められるようにしました。

• ひとつの会話の中でWITHMIAが何件のメッセージを覚えているか。
• 古い会話をいつ忘れるか。日数で指定するか(たとえば、あるお客様とのやり取りを1週間後に「消す」)、あるいは常に覚えていてほしいなら期限なしにするか。

これは細かな調整項目で、WITHMIAがあなたの商売にちょうど合う話し方をするためのものです。同じ患者さんを何か月も診るクリニックのような長い記憶にも、お客様ごとにゼロから始まる回転の速いサービスのような短い記憶にも。決めるのはあなたです。

気づく人は気づく細部。時刻は、いつでも正確に

最後に、頭痛の種を未然に防ぐ「目に見えない改善」のひとつを。カレンダーのタイムゾーンの扱いを磨き込み、午後3時に取った予約が午後3時のまま表示されるようにしました。あなたの画面でも、お客様の画面でも、カレンダーの中でも、妙なズレは起きません。予約という話題において、時刻が時刻であることは贅沢ではなく最低条件です。それを細部まで詰めました。

実際のケース。WITHMIAが手帳を引き受けると

ここまでは要素ごとにお話ししてきました。すべてがひとつにまとまって、あなたと同じような事業で動いている様子をご覧ください。

手作業の予約をやめた歯科医院。 プロビデンシアのある医院では、受付がWhatsAppで同じ内容を延々と返していました。空き状況、料金、そして時間を合わせるための往復。彼らはDentalinkをWITHMIAにつなぎました。今では患者さんが「クリーニングの予約を取りたいのですが」と書くと、WITHMIAが氏名、身分証番号、施術内容を尋ね、実際のスケジュールを見て、空き枠を提示し、適切な担当者で予約を確定します。患者さんにはすぐ確認メールが届きます。受付は、一日中手で予約を入れる仕事から、勝手に埋まっていくスケジュールを確認する仕事に変わりました。

電話に出ずに一週間を満席にする美容室。 ニュニョアの美容室はReservoを使っています。日曜の夜、あるお客様がInstagramのDMを送ります。「木曜にカラーの予約は空いていますか?」。以前ならこれは月曜まで待ちでした。今はWITHMIAがすぐ返信し、希望メニューを尋ね、木曜の空き時間を提示して予約します。すべてInstagram上で完結し、オーナーは携帯に触れてもいません。月曜には、予約はすでに入っています。

午後を取り戻した理学療法士。 個人で開業している理学療法士はGoogle カレンダーを使っています。WITHMIAをつないだところ、患者さんがWhatsAppから自分で予約するようになりました。アシスタントがカレンダーを見て空き枠を提示し、どれくらいの時間が必要か(セッションの種類に応じて30分か60分か)を尋ね、予約を入れます。彼は施術のたびに手を止めて「金曜は空いていますか?」に答える必要がなくなり、患者さんは返信待ちで宙ぶらりんになることがなくなりました。

カレンダーを2つ持つエステサロン。 ラス・コンデスのあるサロンは、チームの会議にOutlook、施術にAgendaProを使っています。両方をWITHMIAに接続し、それぞれ別の設定にしました。AgendaProではWITHMIAが氏名・メニュー・電話番号を尋ね、Outlookではメールアドレスだけを尋ねます。同じアシスタント、2つのカレンダー、2通りの予約の取り方。それでも誰も混乱しません。

よくある質問(小さな文字はありません)

カレンダーを変えたり、新しいものを覚えたりする必要はありますか? ありません。WITHMIAはあなたがすでに使っているもの——Google、Outlook、Calendly、Reservo、AgendaPro、Dentalink、Medilink——に接続します。これまでどおり仕事を続けてください。WITHMIAはそこに代わりに予約を入れるだけです。

WITHMIAが同じ時間に2人を入れてしまうことはありますか? ありません。提案する前に実際の空き状況を確認するので、本当に空いている時間しか提示しません。ダブルブッキングとはお別れです。

すべてのチャネルで使えますか?それともWhatsAppだけですか? すべてで使えます。WhatsApp、ウェブサイトのチャット、InstagramのDM、Messenger、メール——どこからでも同じように予約が入ります。予定は必ず同じカレンダーに登録されます。

お客様には何を聞きますか? あなたのカレンダーが必要とするもの(Google／Outlookならメールアドレス、Reservo／AgendaProなら氏名・メニュー・電話番号、Dentalink／Medilinkなら身分証番号と施術内容)に、あなたが追加した項目を加えたものです。どれを必須にするかはあなたが決めます。

お客様に確認は届きますか? 届きます。WITHMIAは予約を取った瞬間に、日付・時刻・詳細を記した確認メールを送ります。カレンダー側がどうであろうと関係ありません。誰も控えを持たないまま取り残されないための、私たちのセーフティネットです。

自分で手動で予約することもできますか? もちろんです。会話を開いてあなたが引き取れば、WITHMIAはその会話でだけ一歩下がります。主導権は常にあなたにあります。

設定は大変ですか? 必要な分だけ、シンプルなパネルから。所要時間、週の開始曜日、聞き取る項目。カレンダーを接続した時点で、WITHMIAは初期設定のまま予約を取れる状態になっています。

手作業で時間をやりくりするのは、もう終わりにしましょう

あなたの商売が「あとで確認します」や、時刻を線で消した手帳に振り回される理由はもうありません。WITHMIA 2.5なら、お客様は好きな場所から、好きな時間に予約を求め、WITHMIAがあなたの本物のカレンダーに自分で予約を入れます——あなたの業種に必要なことを聞き、あなたのルールを守り、確認を送りながら。その間あなたは、目の前のお客様に集中できます。

2.0があなたの商売のすべてをひとつの場所で会話させたのなら、2.5はあなたのスケジュールを自動で埋めていきます。数分でカレンダーをつないで、あとはWITHMIAに予約を任せてください。

With you, WITHMIA.