WITHMIA 2.5 — WITHMIA prend les rendez-vous toute seule : vos clients réservent un créneau dans votre agenda, 24 h/24

Arrêtez-vous une seconde et repensez à la façon dont vous fixez un rendez-vous aujourd’hui. Quelqu’un vous écrit : « bonjour, vous auriez une place pour demain ? ». Vous regardez l’agenda, vous répondez « oui, j’ai 15 h ou 17 h ». La personne met du temps à répondre. Quand elle revient vers vous, le créneau est déjà pris par quelqu’un d’autre. On recommence. « D’accord, alors mardi à 16 h. » Vous notez sur un carnet, dans un agenda, dans un tableur — ou de tête, ce qui est le pire de tout. Et vous finissez avec deux clients sur le même créneau, ou avec un lapin parce que personne n’a rappelé quoi que ce soit à personne. Ces allers-retours, ce « envoyez-moi vos coordonnées en privé et je confirme après », font partie de ce qui vous vole le plus de temps et vous coûte le plus de ventes.

Il y a peu, nous vous présentions WITHMIA 2.0, le saut omnicanal : WhatsApp, e-mail, Instagram, Messenger et le chat de votre site, le tout dans une seule boîte de réception, avec votre assistant qui répond 24 h/24. Nous vous disions que cette version n’était que la partie émergée de l’iceberg. Aujourd’hui, nous vous montrons ce qu’il y avait dessous.

Voici WITHMIA 2.5, et le titre tient en une phrase : WITHMIA ne se contente plus de discuter. Maintenant, elle prend les rendez-vous.

Jusqu’à hier, votre assistant s’en sortait très bien : il répondait aux questions, envoyait les tarifs, prenait le message. Mais au moment de vérité — « je voudrais un rendez-vous » — il dépendait encore de vous. Quelqu’un devait regarder l’agenda, proposer un horaire, confirmer, noter. C’est terminé. À partir de cette version, WITHMIA consulte votre véritable agenda, propose les créneaux réellement libres, prend le rendez-vous toute seule et l’inscrit dans votre agenda, sans que vous leviez le petit doigt. Puis elle envoie la confirmation au client.

Voyez les choses ainsi. Avant, vous aviez une réceptionniste qui décrochait le téléphone mais qui, pour fixer un rendez-vous, devait venir vous chercher : « chef, je lui donne 15 h ? ». Maintenant, vous avez une réceptionniste qui a l’agenda entre les mains, qui sait exactement ce que vous avez de libre, qui réserve le créneau sur-le-champ et qui ne place jamais deux personnes sur la même plage. C’est là toute la différence entre la 2.0 et la 2.5 : nous sommes passés d’un assistant qui parle à un assistant qui fait.

Et voici le plus puissant, ce qui change vraiment la donne : ce n’est pas un bouton WhatsApp. C’est un outil que WITHMIA utilise où que se déroule la conversation. Peu importe que votre client ait demandé son rendez-vous par WhatsApp, par le chat de votre site, par un message privé Instagram ou par e-mail : WITHMIA le prend de la même façon, dans le même agenda, avec la même logique. L’idée est à la fois simple et énorme : vous connectez l’agenda que vous utilisez déjà, votre client écrit « je voudrais un rendez-vous », et WITHMIA l’accompagne jusqu’à ce que le créneau soit réservé. Sans nouvelle application, sans formulaire bizarre, sans que vous soyez là.

Nous n’allons pas tout vous servir d’un coup. Avancez section par section, chacune apporte sa pierre. Mais retenez cette idée avant de poursuivre : si la 2.0 servait à ne perdre aucun client sur aucun canal, la 2.5 sert à ne perdre aucun rendez-vous, nulle part. Bienvenue dans la version où WITHMIA prend l’agenda en main.

WITHMIA prend les rendez-vous toute seule, dans votre véritable agenda

Entrons dans le concret, car c’est ici que bat le cœur de tout. Quand un client dit à WITHMIA « je voudrais un rendez-vous demain après-midi », ce qui se passe en coulisses est exactement ce que vous feriez, mais en quelques secondes et sans erreur.

D’abord, WITHMIA consulte votre agenda réel — celui que vous utilisez tous les jours — et voit ce qui est occupé et ce qui est libre. Elle n’invente pas de créneaux, elle ne propose pas des plages déjà prises : elle vérifie la disponibilité réelle. Ensuite, elle propose au client les horaires dont vous disposez, naturellement, en conversant (« demain, j’ai 15 h ou 17 h de libre, qu’est-ce qui vous arrange ? »). Puis, quand la personne choisit, WITHMIA demande précisément les informations dont votre activité a besoin pour cette réservation. Enfin, elle inscrit le rendez-vous dans votre agenda, avec le nom du client, l’horaire et le détail, prêt à être consulté. Dans la foulée, elle confirme à la personne que son créneau est bien réservé.

Tout cela, répétons-le, à n’importe quelle heure et sur n’importe quel canal. Le client qui vous écrit un dimanche à minuit depuis Instagram obtient son rendez-vous à cette même minute. Celui qui passe par le chat de votre site un jour férié aussi. Fini le « je vous confirme lundi à l’ouverture ». Le créneau est pris sur le moment, tant que la personne en a encore envie.

Et comme chaque conversation possède ses propres commandes — tout comme dans la 2.0 —, si vous voulez intervenir et caler un horaire particulier à la main, vous entrez dans cette conversation et WITHMIA s’efface uniquement là. Là où vous êtes, c’est vous qui décidez. Là où vous n’êtes pas, WITHMIA prend les rendez-vous pour vous.

Connectez l’agenda que vous utilisez déjà (nous ne vous demandons rien de changer)

Nous savons que vous avez déjà votre façon de tenir votre agenda. Peut-être que vous vivez dans Google Calendar, peut-être dans Outlook, ou peut-être utilisez-vous une plateforme de réservation conçue pour votre métier. Tout l’intérêt de la 2.5, c’est que nous ne vous demandons pas de changer pour quoi que ce soit de nouveau : WITHMIA se connecte à l’agenda que vous utilisez déjà et prend les rendez-vous dedans. Nous en prenons en charge sept parmi les plus répandus :

• Google Calendar et Outlook / Microsoft 365 — les deux classiques. Vous les connectez en un clic, avec le bouton officiel de Google ou de Microsoft, sans communiquer de mot de passe. Idéal pour les cabinets, les bureaux, les professions libérales et tous ceux qui vivent déjà collés à leur agenda.
• Calendly — si vous y organisez déjà vos réunions, WITHMIA s’y branche et respecte vos disponibilités.
• Reservo et AgendaPro — deux des plateformes de réservation les plus utilisées au Chili par les salons de coiffure, les instituts de beauté, les spas et les cabinets. WITHMIA lit vos prestations et réserve dessus.
• Dentalink et Medilink — la suite santé (HealthAtom). Pensée pour les cabinets dentaires et les centres médicaux : WITHMIA connaît vos praticiens et vos traitements pour réserver comme il se doit.

Vous connectez le vôtre depuis la section Agenda, et à partir de ce moment WITHMIA est autorisée à y prendre des rendez-vous, sans étape supplémentaire. Si vous en gérez plusieurs, aucun souci : chaque agenda apparaît avec sa propre fiche et sa propre configuration.

L’idée de fond est celle que nous évoquions au début, et elle mérite d’être répétée car c’est l’âme de cette version : une entreprise connecte son agenda, son client écrit pour demander un rendez-vous, et WITHMIA le prend dans l’agenda de cette entreprise. Vous fournissez l’agenda ; WITHMIA fournit le travail.

Chaque activité demande ce dont elle a besoin : WITHMIA s’adapte à votre métier

Il y a ici un détail fin qui distingue un robot bête d’un assistant qui comprend vraiment votre activité. Tous les métiers n’ont pas besoin des mêmes informations pour réserver. Un bureau qui cale une réunion via Google n’a peut-être besoin que d’une adresse e-mail. Un salon de coiffure doit savoir quelle prestation vous voulez (coupe ? couleur ? les deux ?). Un cabinet dentaire a besoin de votre numéro d’identité et du traitement. Demander la même chose à tout le monde serait une erreur.

C’est pourquoi WITHMIA demande les informations en fonction de l’agenda que vous avez connecté :

• Si vous utilisez Google ou Outlook, elle demande l’adresse e-mail du client pour lui envoyer l’invitation.
• Si vous utilisez Reservo ou AgendaPro, elle demande le nom, la prestation souhaitée et le téléphone.
• Si vous utilisez Dentalink ou Medilink, elle demande le nom, le numéro d’identité, le téléphone et le traitement ou motif de la consultation.

Et le meilleur : vous pouvez ajuster ces informations à votre guise. Depuis le panneau Agenda, un éditeur vous permet de décider exactement ce que WITHMIA demande au client avant de réserver. Vous voulez aussi demander la mutuelle ? Ajoutez-la. Vous voulez que le motif soit obligatoire ? Cochez-le. Une information ne vous sert à rien ? Retirez-la. WITHMIA suit cette configuration à la lettre : elle ne réserve pas tant qu’elle n’a pas ce que vous avez défini comme obligatoire, et elle recueille le reste pour le noter dans le rendez-vous.

Ainsi, le même assistant sert aussi bien une étude notariale, un barbier qu’un centre médical. Chacun demande ce qui le concerne, sans que vous ayez à programmer quoi que ce soit.

C’est vous qui fixez les règles : durées, jours et tout le reste

Un agenda, ce n’est pas seulement « oui ou non à ce créneau ». C’est votre façon de travailler. Et la 2.5 vous laisse configurer tout cela sans toucher une ligne de code, depuis un panneau désormais toujours visible, fixé à côté de votre agenda, pour garder le contrôle d’un coup d’œil.

• Durée des rendez-vous. Vos créneaux durent 30 minutes ? Une heure ? Vous proposez 15 minutes pour une consultation rapide et 60 pour quelque chose de plus long ? Vous choisissez les durées que vous pratiquez (15, 30, 45, 60, 90 ou 120 minutes), et si vous en définissez plusieurs, WITHMIA demande au client de combien de temps il a besoin et calcule l’heure de fin toute seule. Fini le « tous les rendez-vous durent une heure, un point c’est tout ».
• Premier jour de la semaine. Un détail, mais qu’on apprécie : vous indiquez si votre semaine commence le lundi (l’usage ici) ou le dimanche, et l’agenda s’affiche comme vous le lisez.
• Informations demandées par le bot. Comme nous le disions plus haut, vous ajoutez, supprimez et rendez obligatoires les champs que WITHMIA demande avant de réserver.
• Accès de l’assistant. En un clic, vous autorisez ou non WITHMIA à consulter et à réserver dans cet agenda. Et pour que vous démarriez sans complication, lorsque vous connectez un nouvel agenda, il est activé par défaut : connecté, c’est bon, elle réserve déjà.

Et tout cela se règle agenda par agenda. Si vous avez Google pour vos réunions et Reservo pour vos prestations, chacun dispose de son panneau et de ses propres règles. Vous configurez une fois et WITHMIA respecte votre façon de travailler pour de bon.

La confirmation qui arrive VRAIMENT chez le client

Réserver, c’est la moitié du travail. L’autre moitié, c’est que la personne se souvienne de son rendez-vous. C’est pourquoi, dès que WITHMIA prend un rendez-vous, elle envoie au client un e-mail de confirmation signé WITHMIA : la date et l’heure bien lisibles, le détail du rendez-vous et le nom de votre entreprise.

Pourquoi est-ce si important ? Parce que jusqu’ici la confirmation dépendait de l’invitation envoyée par l’agenda, et celle-ci n’arrive pas toujours : sur certains comptes elle échoue, sur d’autres elle atterrit directement dans les spams, et le client finit par ne plus savoir à quelle heure c’était. Avec l’e-mail de WITHMIA, cette confirmation part quoi qu’il arrive, quel que soit l’agenda connecté. C’est notre filet de sécurité pour que personne ne se retrouve sans justificatif.

Moins de « c’était à quelle heure, déjà ? », moins d’appels pour reconfirmer, moins de lapins. Le client réserve, reçoit son e-mail et se détend. Vous aussi.

La mémoire de WITHMIA, à votre mesure

Il y a autre chose que nous avons affiné dans cette version et qui, malgré son côté technique, change concrètement la sensation de converser avec WITHMIA : c’est vous qui configurez désormais sa mémoire.

Toute conversation est affaire d’équilibre. Si l’assistant retient trop, il peut rester bloqué sur quelque chose que vous avez dit il y a longtemps et qui n’a plus lieu d’être. S’il retient trop peu, il vous fait tout répéter. Le bon dosage dépend de votre activité. C’est pourquoi, depuis la section Connaissances, vous décidez maintenant de deux choses :

• Combien de messages WITHMIA retient au sein d’une conversation.
• Quand elle oublie une conversation ancienne : en jours (par exemple, qu’elle « efface » l’échange avec un client au bout d’une semaine), ou qu’elle n’expire jamais si vous préférez qu’elle s’en souvienne toujours.

C’est un réglage fin, conçu pour que WITHMIA sonne exactement comme votre activité l’exige : avec la mémoire longue d’un cabinet qui suit le même patient pendant des mois, ou la mémoire courte d’un service rapide où chaque client repart de zéro. C’est vous qui décidez.

Un détail qui se remarque : la bonne heure, toujours

Enfin, l’une de ces améliorations invisibles qui évitent bien des maux de tête. Nous avons peaufiné la façon dont WITHMIA gère le fuseau horaire de votre agenda, pour qu’un rendez-vous pris à 15 h s’affiche à 15 h — sur votre écran, sur celui du client et dans votre agenda —, sans décalage bizarre. Quand il s’agit de rendez-vous, que l’heure soit l’heure n’est pas un luxe : c’est le minimum. Et c’est désormais réglé au détail près.

Cas réels : quand WITHMIA prend l’agenda en main

Jusqu’ici, nous vous avons tout raconté par morceaux. Voyez ce que cela donne une fois assemblé, dans des entreprises comme la vôtre.

Le cabinet dentaire qui a arrêté de réserver à la main. Dans un cabinet de Providencia, la réceptionniste passait ses journées à répondre aux mêmes questions sur WhatsApp : disponibilités, tarifs, puis les allers-retours pour caler l’heure. Ils ont connecté leur Dentalink à WITHMIA. Aujourd’hui, quand un patient écrit « il me faudrait un rendez-vous pour un détartrage », WITHMIA lui demande son nom, son numéro d’identité et le traitement, consulte l’agenda réel, propose les plages libres et inscrit le rendez-vous avec le bon praticien. Le patient reçoit son e-mail de confirmation dans la foulée. La réceptionniste est passée d’une journée entière à réserver à la main à la simple relecture d’un agenda qui se remplit tout seul.

Le salon de coiffure qui remplit sa semaine sans décrocher le téléphone. Un salon de Ñuñoa travaille avec Reservo. Une cliente envoie un message privé Instagram un dimanche soir : « vous auriez une place pour une couleur jeudi ? ». Avant, cela attendait le lundi. Aujourd’hui, WITHMIA répond aussitôt, demande quelle prestation elle souhaite, propose les créneaux libres du jeudi et réserve. Le tout depuis Instagram, sans que la gérante touche à son téléphone. Le lundi, le rendez-vous est déjà dans l’agenda.

Le kinésithérapeute qui a récupéré ses après-midi. Un kinésithérapeute indépendant utilise Google Calendar. Il a connecté WITHMIA et ses patients réservent désormais seuls par WhatsApp : l’assistant consulte son agenda, propose les créneaux libres, demande combien de temps il leur faut (30 ou 60 minutes selon le type de séance) et inscrit le rendez-vous. Il a cessé d’interrompre chaque séance pour répondre « vous avez de la place vendredi ? », et ses patients ont cessé d’attendre une réponse.

L’institut de beauté avec deux agendas. Un institut de Las Condes gère Outlook pour les réunions d’équipe et AgendaPro pour les prestations. Ils ont connecté les deux à WITHMIA, chacun avec sa propre configuration : sur AgendaPro, WITHMIA demande nom, prestation et téléphone ; sur Outlook, uniquement l’e-mail. Le même assistant, deux agendas, deux façons de réserver, sans que personne s’y perde.

Questions fréquentes (sans petits caractères)

Dois-je changer d’agenda ou en apprendre un nouveau ? Non. WITHMIA se connecte à celui que vous utilisez déjà : Google, Outlook, Calendly, Reservo, AgendaPro, Dentalink ou Medilink. Vous continuez à travailler comme d’habitude ; WITHMIA se contente d’y réserver pour vous.

WITHMIA peut-elle placer deux personnes sur le même créneau ? Non. Elle consulte votre disponibilité réelle avant de proposer, elle ne suggère donc que des horaires effectivement libres. Adieu les doublons.

Cela fonctionne-t-il sur tous mes canaux ou seulement sur WhatsApp ? Sur tous. WITHMIA réserve de la même façon depuis WhatsApp, le chat de votre site, les messages privés Instagram, Messenger ou l’e-mail. Le rendez-vous atterrit toujours dans le même agenda.

Quelles informations demande-t-elle au client ? Celles dont votre agenda a besoin (e-mail pour Google/Outlook ; nom, prestation et téléphone pour Reservo/AgendaPro ; numéro d’identité et traitement pour Dentalink/Medilink), plus celles que vous ajoutez. C’est vous qui décidez lesquelles sont obligatoires.

Le client reçoit-il une confirmation ? Oui. Dès que WITHMIA réserve, elle envoie un e-mail de confirmation avec la date, l’heure et le détail, quoi que fasse l’agenda. C’est notre filet de sécurité pour que personne ne se retrouve sans justificatif.

Puis-je réserver moi-même à la main ? Bien sûr. Vous entrez dans la conversation et vous la reprenez ; WITHMIA s’efface uniquement dans celle-ci. Le contrôle vous revient toujours.

Y a-t-il beaucoup de choses à configurer ? Le strict nécessaire, depuis un panneau simple : durées, premier jour de la semaine et informations à demander. Dès que vous connectez un agenda, WITHMIA est prête à réserver par défaut.

Il est temps d’arrêter de caler les rendez-vous à la main

Votre activité n’a pas à vivre au rythme du « je vous confirme tout à l’heure » ni du carnet plein d’horaires raturés. Avec WITHMIA 2.5, vos clients demandent un rendez-vous par le canal qu’ils veulent, à l’heure qu’ils veulent, et WITHMIA le prend toute seule dans votre véritable agenda — en demandant ce que votre métier exige, en respectant vos règles et en envoyant la confirmation —, pendant que vous vous occupez de la personne en face de vous.

Si la 2.0 a réuni toute votre activité au même endroit pour converser, la 2.5 fait en sorte que votre agenda se remplisse tout seul. Connectez votre agenda en quelques minutes et laissez WITHMIA prendre les rendez-vous à votre place.

With you, WITHMIA.