Politique de Confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont MIA Marketing & Intelligence Artificial SpA, RUT 78.199.687-4 (ci-après, « WITHMIA », « nous » ou « la Société »), dont le domicile est situé Antonio Bellet 193, Of. 1210, Providencia, Santiago, Chili, collecte, utilise, conserve et protège les informations personnelles des utilisateurs de la plateforme WITHMIA (ci-après, le « Service »).

Cette politique s'applique à tous les utilisateurs du Service, y compris les visiteurs du site web, les utilisateurs enregistrés et les administrateurs de comptes. En utilisant le Service, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.

Nous collectons différents types d'informations selon la façon dont vous interagissez avec WITHMIA :

2.1 Données d'inscription

• Nom complet et nom de l'entreprise
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone (facultatif)
• Pays et fuseau horaire

2.2 Données d'utilisation du service

• Conversations et messages envoyés/reçus via la plateforme
• Paramètres du workspace, canaux connectés et règles d'automatisation
• Données des contacts clients gérés dans la plateforme
• Documents téléversés dans la base de connaissances (RAG)
• Journaux d'activité et d'audit de l'équipe

2.3 Données techniques

• Adresse IP et type de navigateur
• Système d'exploitation et type d'appareil
• Pages visitées, durée de session et habitudes de navigation
• Identifiants de session et jetons d'authentification
• Lorsqu'un paiement ne peut aboutir parce que votre pays n'est pas encore couvert par nos prestataires de paiement, nous enregistrons votre adresse e-mail avec cette tentative dans le seul but de vous prévenir lorsque le paiement sera disponible là où vous êtes. Vous pouvez vous y opposer en écrivant à [email protected]

2.4 Données d'usage et de navigation (parcours d'inscription et de paiement)

Nous enregistrons les étapes du parcours qui va de votre première visite à la tentative de paiement, en passant par l'inscription et la configuration initiale, afin de savoir à quel moment les gens abandonnent et quels marchés nous atteignons. Chaque événement est conservé avec sa date et les données suivantes :

• Votre adresse IP, le pays — celui que vous avez déclaré ou, à défaut, celui que nous déduisons de votre adresse IP — et laquelle de ces deux sources l'a fourni
• La langue demandée par votre navigateur et celle que nous vous servons réellement
• Votre arrivée sur les écrans publics d'entrée (page d'accueil, connexion et inscription), enregistrée une seule fois par session et non à chaque rechargement
• L'étape de l'inscription et de la configuration initiale que vous enregistrez, si cette étape a échoué et pour quel motif, ainsi que les tentatives de paiement avec le forfait, la périodicité, la devise, le prestataire de paiement et la raison pour laquelle le paiement n'a pas pu aboutir
• Votre adresse e-mail et les identifiants de votre compte et de votre entreprise, uniquement lorsque vous nous les avez déjà communiqués : lors de l'inscription avec Google, en naviguant avec une session ouverte ou lorsque vous vous heurtez au mur de paiement. Nous ne déduisons jamais votre adresse e-mail de l'adresse IP et ne l'obtenons pas auprès de tiers
• Un identifiant pseudonyme dérivé de votre identifiant de session au moyen d'une fonction de hachage, qui relie ces événements entre eux sans créer de nouveau cookie et qui expire avec la session

À quoi cela sert : comprendre à quelle étape les gens abandonnent et depuis quels pays et quelles langues ils nous parviennent — afin de corriger ces points et de décider où activer le paiement — et détecter et bloquer les abus, comme les inscriptions automatisées rejetées par le filtre anti-bots. Ces événements ne sont consultés que depuis le panneau d'administration de WITHMIA : ils n'alimentent aucune publicité et ne sont vendus à personne.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD). Notre intérêt est de savoir si l'inscription et le paiement fonctionnent dans chaque pays et de protéger l'inscription contre les abus ; le traitement se limite aux données énumérées ci-dessus et ne comporte ni profilage ni publicité.

Conservation : 12 mois à compter de l'enregistrement de chaque événement. Une tâche automatique quotidienne supprime les événements qui dépassent ce délai ; nous ne conservons pas cet historique au-delà.

Opposition : vous pouvez vous opposer à ce traitement en écrivant à [email protected]. Nous supprimerons les événements que nous pouvons vous rattacher — ceux qui portent votre adresse e-mail ou l'identifiant de votre compte — et cesserons de vous en associer de nouveaux. Les événements sans adresse e-mail ni compte ne pourraient être retrouvés que par l'adresse IP, qui change avec le temps ; il se peut donc que nous ne parvenions pas à tous les localiser. Dans tous les cas, ils sont supprimés au bout de 12 mois.

Lorsque le pays n'est pas déjà résolu dans l'en-tête fourni par le réseau de diffusion de contenu du site (Cloudflare), nous interrogeons votre adresse IP auprès d'un service externe de géolocalisation d'IP (ip-api.com), qui ne nous renvoie que le pays. Seule l'adresse IP est transmise à ce service : ni votre adresse e-mail ni aucune autre donnée.

2.5 Données de prise de rendez-vous en ligne

• Nom complet du demandeur
• Adresse email
• Nom de l'entreprise (facultatif)
• Motif de la réunion
• Date et heure sélectionnées
• Ces données sont utilisées pour créer un événement dans Google Calendar avec un lien Google Meet et pour envoyer une confirmation par email

2.6 Données de facturation

• Informations de facturation que l'administrateur du compte peut enregistrer pour ses justificatifs et documents fiscaux : RUT, nom ou raison sociale, activité, adresse et commune
• Ces données sont intégrées aux justificatifs de paiement téléchargeables depuis la plateforme et, le cas échéant, aux reçus ou factures électroniques émis conformément à la réglementation du Servicio de Impuestos Internos (SII)
• Les données de paiement (numéro de carte) sont traitées exclusivement par nos processeurs de paiement certifiés PCI-DSS, selon votre pays et votre devise : Flow.cl pour les paiements au Chili (CLP), Paddle (Paddle.com Market Ltd, Royaume-Uni) pour les paiements internationaux — qui agit en tant que Merchant of Record (revendeur autorisé) et traite donc vos données de paiement et de facturation conformément à ses propres conditions et à sa politique de confidentialité — et dLocal pour les paiements internationaux en Amérique latine. WITHMIA ne voit ni ne stocke aucune donnée de carte bancaire

2.7 Données obtenues des services Google

Lorsque vous utilisez Google pour interagir avec WITHMIA, nous pouvons recevoir les données suivantes :

• Google Sign-In : Nom complet et adresse email fournis par votre compte Google pour vous authentifier sur la plateforme
• Google Calendar : Événements du calendrier, disponibilités horaires et données de réunions, utilisés exclusivement pour le système de prise de rendez-vous au sein de WITHMIA
• Jetons OAuth : Identifiants chiffrés qui permettent à WITHMIA d'accéder aux services Google en votre nom. Ces jetons sont conservés de façon sécurisée et peuvent être révoqués à tout moment

Nous utilisons les informations collectées aux fins suivantes :

• Fourniture du Service : Exploiter, maintenir et améliorer la plateforme WITHMIA, y compris le traitement des messages, la gestion des contacts et l'exécution des automatisations
• Intelligence artificielle : Générer les réponses des assistants intelligents. Pour cela, les messages des conversations et le contenu de la base de connaissances sont envoyés à des fournisseurs d'IA qui agissent en qualité de sous-traitants : Anthropic (modèles Claude, utilisés dans les plans Pro, Team et Max) et OpenAI (modèle de langage du plan Inicial et génération d'embeddings pour la recherche sémantique). Ces fournisseurs traitent le texte uniquement pour produire la réponse demandée et ne l'utilisent pas pour entraîner leurs modèles
• Prise de rendez-vous : Traiter les demandes de réunion depuis le site web, créer les événements dans Google Calendar et envoyer les confirmations par email au visiteur et à l'équipe WITHMIA
• Décisions automatisées : WITHMIA utilise des modèles d'intelligence artificielle pour générer des réponses automatiques sur les canaux de service client. Ces réponses sont générées par l'IA et peuvent être supervisées par l'équipe humaine. Aucune décision juridique ou ayant un impact significatif n'est prise de façon exclusivement automatisée
• Communications : Envoyer des notifications concernant le Service, des mises à jour, des alertes de sécurité et des communications de support
• Analytique : Générer des rapports et des indicateurs de performance pour les utilisateurs du Service
• Analyse du parcours d'inscription et de paiement : Mesurer à quelle étape de l'inscription, de la configuration initiale ou du paiement les gens abandonnent, et depuis quels pays et quelles langues ils nous parviennent, afin de corriger ces points et de décider où activer le paiement. Cette mesure repose sur notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), comprend les données décrites à la section 2.4 — adresse IP, pays, langue et, lorsque vous nous l'avez déjà communiquée, votre adresse e-mail — et est conservée 12 mois
• Sécurité : Détecter, prévenir et traiter les incidents de sécurité, les fraudes ou les activités malveillantes
• Facturation et obligations fiscales : Émettre les justificatifs de paiement et, le cas échéant, les reçus ou factures électroniques correspondant aux prélèvements du Service, et respecter les obligations fiscales de WITHMIA auprès du Servicio de Impuestos Internos (SII). Le traitement des données de facturation repose sur le respect d'une obligation légale et sur l'exécution du contrat, et ne requiert donc pas de consentement supplémentaire
• Obligations légales : Respecter les obligations légales et réglementaires ainsi que les demandes des autorités compétentes

WITHMIA ne peut partager des informations personnelles que dans les circonstances suivantes :

• Prestataires de services : Des tiers qui nous assistent dans l'exploitation du Service (hébergement, traitement des paiements, envoi d'emails), soumis à des accords de confidentialité
• Fournisseurs d'intelligence artificielle : Les messages des conversations et le contenu de la base de connaissances sont envoyés à Anthropic (modèles Claude, utilisés dans les plans Pro, Team et Max) et OpenAI (modèle de langage du plan Inicial et génération d'embeddings) à seule fin de générer les réponses de l'assistant. Tous deux agissent en qualité de sous-traitants soumis à des accords de traitement des données (DPA) et n'utilisent pas ces données pour entraîner leurs modèles
• Plateformes de messagerie : Les données nécessaires à la remise des messages via WhatsApp Business API, Instagram, Facebook Messenger et les autres canaux connectés
• Émission de documents fiscaux : Les données de facturation (RUT, nom ou raison sociale, activité, adresse, commune) sont communiquées au Servicio de Impuestos Internos (SII) dans chaque reçu ou facture électronique émis, en vertu d'une obligation légale, ainsi qu'au prestataire technologique de facturation électronique agréé qui agit en qualité de sous-traitant pour l'émission du document
• Obligation légale : Lorsque la loi, une décision de justice ou une autorité compétente de la République du Chili l'exige
• Protection des droits : Pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de WITHMIA, de ses utilisateurs ou du public
• Opérations sur la société : En cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'actifs, avec notification préalable aux utilisateurs concernés

Principaux fournisseurs

Certains composants du Service — la boîte de réception omnicanale, les automatisations de l'assistant et la base de données vectorielle qui alimente la base de connaissances (RAG) — s'exécutent en self-hosted au sein de l'infrastructure propre de WITHMIA sur Railway ; leur fonctionnement n'implique donc aucun transfert de données vers des tiers indépendants.

La lista siempre vigente de subprocesadores, con el propósito y la ubicación de cada uno, vive en su propia página: withmia.com/subprocesadores.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les informations personnelles contre tout accès non autorisé, toute altération, divulgation ou destruction :

• Chiffrement en transit : Toutes les communications sont protégées par TLS 1.3
• Chiffrement au repos : Les données stockées sont chiffrées avec AES-256
• Contrôle d'accès : Identité fédérée avec Google (OAuth 2.0) : WITHMIA ne crée ni ne stocke de mots de passe, il n'y a donc aucun identifiant susceptible de fuiter depuis nos systèmes. Dans chaque compte, les autorisations sont attribuées par rôle et les données de chaque entreprise restent isolées des autres ; l'équipe WITHMIA applique le principe du moindre privilège
• Audit : Journaux d'accès et de modification des données conservés 12 mois
• Sauvegardes : Sauvegardes chiffrées quotidiennes conservées 30 jours
• Tests de sécurité : Évaluations et audits de sécurité périodiques du code et de l'infrastructure
• Incidents : Plan de réponse aux incidents avec notification aux utilisateurs concernés sous 72 heures
• Google Verified App : WITHMIA est une application vérifiée par Google Auth Platform, ce qui atteste de l'identité et de la légitimité de notre service auprès de Google et de ses utilisateurs

WITHMIA utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer l'expérience utilisateur et analyser l'utilisation du Service :

Cookies essentiels

Nécessaires au fonctionnement du Service. Ils comprennent les jetons de session, les préférences de langue et les paramètres de sécurité. Ils ne peuvent pas être désactivés.

Cookies d'analyse

Ils nous aident à comprendre comment le Service est utilisé. Nous utilisons des outils d'analyse propriétaires et tiers pour mesurer les performances et améliorer l'expérience. Vous pouvez les refuser ou retirer votre consentement à tout moment depuis la bannière cookies du site ou depuis les paramètres de votre navigateur. La mesure du parcours décrite à la section 2.4 fait exception : elle n'installe aucun cookie qui lui soit propre — elle s'appuie sur le cookie de session, qui est essentiel — et ne repose pas sur votre consentement mais sur notre intérêt légitime, de sorte que le bandeau cookies ne la désactive pas. Pour vous y opposer, écrivez à [email protected].

Cookies publicitaires et de mesure

Sur le site web withmia.com (et non dans la plateforme), nous utilisons Google Analytics 4, Google Ads et Meta Pixel pour mesurer les performances du site et de nos campagnes. Ces outils envoient des identifiants à Google LLC et à Meta Platforms Inc. (États-Unis) et ne s'activent que si vous donnez votre consentement via la bannière cookies (Consent Mode v2 : si vous les refusez, ils ne sont pas chargés). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis cette bannière ou depuis les paramètres de votre navigateur.

Cookies de fonctionnalité

Ils permettent de mémoriser vos préférences (thème, langue, disposition de la boîte de réception) afin de personnaliser votre expérience lors de vos prochaines sessions.

Vous pouvez gérer les cookies depuis les paramètres de votre navigateur. Notez que désactiver les cookies essentiels peut affecter le fonctionnement du Service.

Conformément à la loi n° 19.628 sur la protection de la vie privée du Chili, et en préparation de la loi n° 21.719 sur la protection des données personnelles (en vigueur à partir de décembre 2026), vous disposez des droits suivants :

• Accès : Demander une copie des données personnelles que nous conservons à votre sujet
• Rectification : Corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes
• Suppression : Demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des obligations légales de conservation
• Portabilité : Exporter vos données dans un format structuré et lisible par machine (JSON ou CSV)
• Opposition : Vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing ou d'analyse
• Limitation : Demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances
• Ne pas faire l'objet de décisions automatisées : Droit de ne pas être évalué uniquement sur la base d'un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs
• Révocation de l'accès à Google : Vous pouvez révoquer à tout moment l'accès de WITHMIA à votre compte Google depuis myaccount.google.com/permissions

Pour exercer ces droits, envoyez un email à [email protected]. Nous répondrons dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de votre demande.

Nous conservons les données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans cette politique :

• Données de compte : Tant que le compte est actif + 30 jours après la résiliation
• Conversations et messages : Selon les paramètres de conservation du workspace (configurables)
• Documents d'IA (RAG) : Jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime manuellement
• Journaux d'audit : 12 mois à compter de la date d'enregistrement
• Données de facturation : 6 ans conformément à la législation fiscale chilienne (Code des impôts). Les données intégrées aux justificatifs et documents fiscaux déjà émis (RUT, nom ou raison sociale, activité, adresse) ne peuvent être ni supprimées ni rectifiées rétroactivement pendant ce délai ; leur traitement est limité à des fins d'archivage et de conformité légale
• Données techniques : 90 jours pour les journaux d'accès, 30 jours pour les sessions
• Analyse du parcours (visites, inscription et tentatives de paiement) : 12 mois à compter de l'enregistrement de l'événement, y compris l'adresse IP et l'adresse e-mail associées à chaque événement ; une tâche quotidienne supprime automatiquement ce qui dépasse ce délai
• Liste d'alerte du mur de paiement : l'adresse e-mail que nous enregistrons lorsqu'un paiement ne peut pas aboutir parce que votre pays n'est pas encore couvert (section 2.3) est conservée aussi longtemps qu'elle reste nécessaire à cette seule finalité — vous prévenir lorsque le paiement sera disponible là où vous êtes — et elle est supprimée plus tôt si vous vous y opposez ou en demandez la suppression. Cette liste est distincte du journal d'événements du parcours décrit ci-dessus et n'est pas effacée par cette purge automatique de 12 mois

Une fois la période de conservation écoulée, les données sont supprimées de façon sécurisée et irréversible de tous nos systèmes, y compris des sauvegardes.

Certains de nos prestataires opèrent hors du Chili, principalement aux États-Unis. Lorsque nous transférons des données hors du Chili :

• Nous nous assurons que les prestataires maintiennent des niveaux de protection adéquats, au moyen des Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et/ou des cadres d'adéquation en vigueur auxquels chaque prestataire a adhéré
• Nous signons des accords de traitement des données (DPA) avec chaque prestataire
• Nous vérifions qu'ils disposent des certifications pertinentes (SOC 2, ISO 27001, PCI-DSS selon les cas)
• Nous mettons en œuvre des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement et la pseudonymisation lorsque cela est approprié

En particulier, le traitement par intelligence artificielle (Anthropic et OpenAI), l'hébergement de la plateforme (Railway) et le réseau de diffusion de contenu du site web (Cloudflare) impliquent le transfert de données vers les États-Unis. Ces transferts sont réalisés dans le cadre d'accords de traitement des données (DPA) conclus avec chaque prestataire qui, le cas échéant, intègrent les Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne ou s'appuient sur les cadres d'adéquation en vigueur auxquels ces prestataires ont adhéré.

Si vous utilisez le Service depuis l'Espace économique européen (EEE) ou le Royaume-Uni, la présente section s'applique en complément du reste de cette politique, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à son équivalent britannique (UK GDPR). Le responsable du traitement est MIA Marketing & Intelligence Artificial SpA (« WITHMIA »), société constituée au Chili, dont les coordonnées figurent à la section Contact de cette politique.

Bases légales (art. 6.1 RGPD)

Nous traitons vos données personnelles sur les bases suivantes :

• Exécution du contrat (art. 6.1.b) : fournir la plateforme et ses fonctionnalités — traiter vos messages et vos conversations, faire fonctionner les assistants d'IA, la prise de rendez-vous et le support
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) : sécurité, prévention de la fraude et des abus, communications opérationnelles concernant votre compte, amélioration du Service et analyse d'usage et de navigation décrite à la section 2.4 — adresse IP, pays, langue du navigateur, écrans d'entrée et étapes de l'inscription et du paiement, ainsi que votre adresse e-mail lorsque vous nous l'avez déjà communiquée —, conservée 12 mois
• Consentement (art. 6.1.a) : communications marketing et cookies non essentiels ; vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué auparavant
• Obligation légale (art. 6.1.c) : facturation, émission de documents fiscaux et autres obligations légales et fiscales

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à [email protected], en indiquant à quel traitement vous vous opposez. Dans le cas de l'analyse d'usage et de navigation de la section 2.4, nous cesserons de vous associer de nouveaux événements et supprimerons ceux que nous pouvons vous rattacher par votre adresse e-mail ou par l'identifiant de votre compte.

Vos droits au titre du RGPD

Outre les droits décrits à la section 7, si vous vous trouvez dans l'EEE ou au Royaume-Uni, vous avez le droit de :

• Accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Effacement : obtenir la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• Limitation : restreindre le traitement dans certaines circonstances
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime ou effectué à des fins de marketing
• Retirer le consentement : à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci
• Décisions automatisées : ne pas faire l'objet de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Les assistants d'IA de WITHMIA génèrent des réponses conversationnelles et ne prennent pas ce type de décisions
• Réclamation : introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données de votre pays de résidence

Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected]. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours à compter de la réception de votre demande.

Transferts internationaux

Vos données sont traitées au Chili et aux États-Unis, où opèrent plusieurs de nos prestataires (voir le tableau de la section 4). Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées : les Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne conclues avec les prestataires et/ou les cadres d'adéquation en vigueur auxquels ces prestataires ont adhéré.

WITHMIA ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles concernant des mineurs. Si vous apprenez qu'un mineur a fourni des données personnelles, contactez [email protected] afin que nous procédions à leur suppression immédiate.

WITHMIA se réserve le droit d'actualiser la présente Politique de confidentialité afin de refléter les évolutions de nos pratiques, de la technologie ou des exigences légales. Lorsque nous apporterons des changements substantiels :

• Nous informerons les utilisateurs enregistrés par email au moins 15 jours à l'avance
• Nous publierons un avis visible sur la plateforme
• Nous mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » en tête de ce document

L'utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur des changements vaut acceptation de la politique actualisée.

Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité, l'exercice de vos droits ou le signalement d'incidents de sécurité, vous pouvez nous contacter via :