WITHMIA 2.5 — WITHMIA vergibt jetzt selbst Termine: Ihre Kunden buchen rund um die Uhr in Ihrem Kalender

Halten Sie einen Moment inne und denken Sie daran, wie Sie heute einen Termin vergeben. Jemand schreibt Ihnen: „Hallo, haben Sie morgen noch etwas frei?“ Sie schauen in den Kalender und antworten: „Ja, 15 oder 17 Uhr.“ Die Person lässt sich Zeit mit der Antwort. Wenn sie sich meldet, ist der Termin längst weg. Also von vorn. „Gut, dann Dienstag um 16 Uhr.“ Sie notieren es in einem Heft, in einem Kalenderbuch, in einer Tabelle — oder im Kopf, was das Schlimmste von allem ist. Und am Ende stehen zwei Kunden zur selben Zeit vor der Tür, oder jemand erscheint gar nicht, weil ihn niemand erinnert hat. Dieses Hin und Her, dieses „schicken Sie mir Ihre Daten per Nachricht, ich bestätige später“, gehört zu dem, was am meisten Zeit frisst und die meisten Aufträge kostet.

Vor Kurzem haben wir Ihnen WITHMIA 2.0 vorgestellt, den Sprung in die Omnichannel-Welt: WhatsApp, E-Mail, Instagram, Messenger und der Chat Ihrer Website, alles in einem einzigen Posteingang, mit Ihrem Assistenten, der rund um die Uhr antwortet. Wir sagten damals, diese Version sei nur die Spitze des Eisbergs. Heute zeigen wir Ihnen, was darunter lag.

Hier ist WITHMIA 2.5, und die Schlagzeile ist eine einzige: WITHMIA redet nicht mehr nur. Jetzt vergibt sie Termine.

Bis gestern hat Ihr Assistent hervorragende Arbeit geleistet: Fragen beantwortet, Preise geschickt, Nachrichten aufgenommen. Aber wenn der entscheidende Moment kam — „ich hätte gern einen Termin“ — hing alles wieder an Ihnen. Jemand musste in den Kalender schauen, eine Uhrzeit anbieten, bestätigen, eintragen. Damit ist Schluss. Ab dieser Version schaut WITHMIA in Ihren echten Kalender, bietet die Zeiten an, die Sie tatsächlich frei haben, bucht den Termin selbst und trägt ihn in Ihren Kalender ein — ohne dass Sie einen Finger rühren. Und anschließend schickt sie dem Kunden die Bestätigung.

Stellen Sie es sich so vor. Früher hatten Sie eine Empfangskraft, die ans Telefon ging, aber für jeden Termin erst zu Ihnen kommen musste: „Chef, kann ich dem Herrn 15 Uhr geben?“ Jetzt haben Sie eine Empfangskraft, die den Kalender in der Hand hält, die genau weiß, was frei ist, die den Termin sofort reserviert und die niemals zwei Personen in denselben Block setzt. Genau das ist der Unterschied zwischen 2.0 und 2.5: aus einem Assistenten, der spricht, ist einer geworden, der handelt.

Und hier kommt das Stärkste, das, was das Spiel wirklich verändert: Das ist kein WhatsApp-Button. Es ist ein Werkzeug, das WITHMIA einsetzt, wo auch immer das Gespräch stattfindet. Ganz gleich, ob Ihr Kunde den Termin über WhatsApp, über den Chat Ihrer Website, per Instagram-Direktnachricht oder per E-Mail angefragt hat: WITHMIA bucht ihn genauso, in denselben Kalender, mit demselben Kopf. Die Idee ist einfach und gewaltig zugleich: Sie verbinden den Kalender, den Sie ohnehin nutzen, Ihr Kunde schreibt „ich hätte gern einen Termin“, und WITHMIA führt ihn an die Hand, bis der Termin steht. Keine neuen Apps, keine seltsamen Formulare, und Sie müssen nicht dabei sein.

Wir werfen Ihnen nicht alles auf einmal hin. Gehen Sie Abschnitt für Abschnitt durch, jeder trägt etwas bei. Aber merken Sie sich diesen Gedanken, bevor Sie weiterlesen: Ging es in 2.0 darum, auf keinem Kanal einen Kunden zu verlieren, geht es in 2.5 darum, nirgendwo einen Termin zu verlieren. Willkommen in der Version, in der WITHMIA den Kalender übernimmt.

WITHMIA bucht selbst — in Ihrem echten Kalender

Werden wir konkret, denn hier schlägt das Herz des Ganzen. Wenn ein Kunde WITHMIA sagt „ich hätte gern morgen Nachmittag einen Termin“, passiert im Hintergrund genau das, was Sie tun würden — nur in Sekunden und ohne Fehler.

Erstens schaut WITHMIA in Ihren echten Kalender — denselben, den Sie täglich benutzen — und sieht, was belegt und was frei ist. Sie erfindet keine Zeiten und bietet keine Blöcke an, die längst vergeben sind: Sie prüft die tatsächliche Verfügbarkeit. Zweitens bietet sie dem Kunden die freien Zeiten an, ganz natürlich im Gespräch („morgen habe ich um 15 oder 17 Uhr frei, was passt Ihnen besser?“). Drittens, wenn die Person sich entschieden hat, fragt WITHMIA genau die Daten ab, die Ihr Betrieb für diese Buchung braucht. Und viertens trägt sie den Termin in Ihren Kalender ein — mit Name des Kunden, Uhrzeit und Details, fertig zum Nachschauen. Direkt danach bestätigt sie der Person, dass ihr Termin steht.

Und das alles, wir wiederholen es, zu jeder Uhrzeit und über jeden Kanal. Der Kunde, der Ihnen sonntags um Mitternacht über Instagram schreibt, bekommt seinen Termin noch um diese Mitternacht. Der, der an einem Feiertag über den Chat Ihrer Website hereinkommt, ebenso. Kein „ich bestätige Ihnen das Montag, wenn wir öffnen“. Der Termin steht sofort — solange die Person noch Lust darauf hat.

Und weil jedes Gespräch seine eigene Steuerung hat — genau wie in 2.0 —, können Sie jederzeit eingreifen: Wenn Sie einen Sondertermin von Hand abstimmen wollen, öffnen Sie dieses Gespräch, und WITHMIA tritt nur dort zur Seite. Wo Sie sind, bestimmen Sie. Wo Sie nicht sind, bucht WITHMIA für Sie.

Verbinden Sie den Kalender, den Sie schon nutzen (Sie müssen nichts umstellen)

Wir wissen, dass Sie längst eine Art haben, Ihre Termine zu führen. Vielleicht leben Sie im Google Kalender, vielleicht in Outlook, vielleicht nutzen Sie eine Buchungsplattform, die für Ihre Branche gemacht ist. Der Charme von 2.5 ist: Wir verlangen nicht, dass Sie auf etwas Neues umsteigen. WITHMIA verbindet sich mit dem Kalender, den Sie ohnehin verwenden, und bucht dort. Wir unterstützen sieben der gängigsten:

• Google Kalender und Outlook / Microsoft 365 — die beiden Klassiker. Sie verbinden sie mit einem Klick über den offiziellen Google- oder Microsoft-Button, ganz ohne Passwörter herauszugeben. Ideal für Praxen, Büros, Freiberufler und alle, die ohnehin am Kalender kleben.
• Calendly — wenn Sie Ihre Meetings schon dort organisieren, klinkt sich WITHMIA ein und respektiert Ihre Verfügbarkeit.
• Reservo und AgendaPro — zwei der in Chile am weitesten verbreiteten Buchungsplattformen für Friseursalons, Kosmetikstudios, Spas und Praxen. WITHMIA liest Ihre Leistungen aus und bucht darauf.
• Dentalink und Medilink — die Gesundheitssuite (HealthAtom). Gedacht für Zahnkliniken und medizinische Zentren: WITHMIA kennt Ihre Behandler und Behandlungen und bucht entsprechend korrekt.

Ihren Kalender verbinden Sie im Bereich Kalender, und ab diesem Moment darf WITHMIA dort buchen — ohne weitere Schritte. Wenn Sie mehrere führen, ist das kein Problem: Jeder Kalender erscheint mit eigener Karte und eigener Konfiguration.

Der Grundgedanke ist der, den wir eingangs beschrieben haben, und er ist eine Wiederholung wert, denn er ist die Seele dieser Version: Ein Unternehmen verbindet seinen Kalender, sein Kunde schreibt und bittet um einen Termin, und WITHMIA trägt ihn im Kalender dieses Unternehmens ein. Sie stellen den Kalender; WITHMIA erledigt die Arbeit.

Jeder Betrieb fragt ab, was er braucht: WITHMIA passt sich Ihrer Branche an

Hier steckt ein feines Detail, das den Unterschied zwischen einem dummen Roboter und einem Assistenten ausmacht, der Ihren Betrieb wirklich versteht. Nicht jede Branche braucht dieselben Daten für eine Buchung. Ein Büro, das über Google ein Meeting einträgt, braucht vielleicht nur die E-Mail-Adresse. Ein Friseursalon muss wissen, welche Leistung Sie wollen (Schnitt? Farbe? Beides?). Eine Zahnklinik braucht Ihre Ausweisnummer und die Behandlung. Alle dasselbe zu fragen, wäre ein Fehler.

Deshalb fragt WITHMIA die Daten passend zum verbundenen Kalender ab:

• Bei Google oder Outlook fragt sie nach der E-Mail-Adresse des Kunden, um ihm die Einladung zu schicken.
• Bei Reservo oder AgendaPro fragt sie nach Name, gewünschter Leistung und Telefonnummer.
• Bei Dentalink oder Medilink fragt sie nach Name, Ausweisnummer, Telefonnummer und Behandlung bzw. Anlass des Besuchs.

Und das Beste: Sie können diese Felder ganz nach Ihrem Geschmack anpassen. Im Kalender-Panel gibt es einen Editor, in dem Sie genau festlegen, was WITHMIA den Kunden vor der Buchung fragt. Sie möchten auch die Krankenversicherung erfragen? Fügen Sie sie hinzu. Der Anlass soll Pflicht sein? Setzen Sie das Häkchen. Ein Feld nützt Ihnen nichts? Nehmen Sie es raus. WITHMIA hält sich buchstabengetreu an diese Konfiguration: Sie bucht nicht, bevor sie alles hat, was Sie als Pflicht definiert haben, und sammelt den Rest, um ihn im Termin zu vermerken.

So dient derselbe Assistent gleichermaßen einer Notarkanzlei, einem Barbershop und einem medizinischen Zentrum. Jeder fragt das Seine ab, ohne dass Sie irgendetwas programmieren müssten.

Sie machen die Regeln: Dauer, Wochentage und alles Weitere

Ein Kalender ist nicht nur „ja oder nein zu dieser Uhrzeit“. Er bildet ab, wie Sie arbeiten. Und 2.5 lässt Sie das konfigurieren, ohne eine Zeile Code anzufassen — über ein Panel, das jetzt immer sichtbar ist, fest neben Ihrem Kalender, damit Sie alles auf einen Blick im Griff haben.

• Termindauer. Dauern Ihre Termine 30 Minuten? Eine Stunde? Bieten Sie 15 Minuten für eine kurze Beratung und 60 für etwas Längeres? Sie wählen die Dauern, mit denen Sie arbeiten (15, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten), und wenn Sie mehrere hinterlegen, fragt WITHMIA den Kunden, wie viel Zeit er braucht, und berechnet das Ende selbst. Vorbei mit dem „jeder Termin dauert eine Stunde, einfach so“.
• Erster Tag der Woche. Eine Kleinigkeit, die man zu schätzen weiß: Sie legen fest, ob Ihre Woche am Montag (hierzulande üblich) oder am Sonntag beginnt, und der Kalender ordnet sich so, wie Sie ihn lesen.
• Daten, die der Bot abfragt. Wie oben beschrieben, fügen Sie die Felder hinzu, entfernen sie oder markieren sie als Pflicht, die WITHMIA vor der Buchung abfragt.
• Zugriff des Assistenten. Mit einem Klick erlauben oder verbieten Sie WITHMIA, in diesem Kalender nachzusehen und zu buchen. Und damit Sie ohne Umwege starten: Wenn Sie einen neuen Kalender verbinden, ist er standardmäßig freigeschaltet — verbunden, fertig, sie bucht bereits.

Und all das gilt pro Kalender. Wenn Sie Google für Ihre Meetings und Reservo für Ihre Leistungen nutzen, hat jeder sein eigenes Panel mit eigenen Regeln. Einmal einstellen — und WITHMIA respektiert Ihre Arbeitsweise dauerhaft.

Die Bestätigung, die beim Kunden WIRKLICH ankommt

Buchen ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist, dass die Person sich an ihren Termin erinnert. Deshalb schickt WITHMIA, sobald sie einen Termin gebucht hat, dem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Siegel von WITHMIA: Datum und Uhrzeit gut lesbar, die Details des Termins und der Name Ihres Betriebs.

Warum ist das so wichtig? Weil die Bestätigung bisher davon abhing, dass der Kalender selbst seine Einladung verschickt — und die kommt nicht immer an: Bei manchen Konten scheitert sie, bei anderen landet sie direkt im Spam-Ordner, und der Kunde weiß am Ende nicht mehr, wann er dran war. Mit der E-Mail von WITHMIA geht diese Bestätigung auf jeden Fall raus, egal welchen Kalender Sie verbunden haben. Das ist unser Sicherheitsnetz, damit niemand ohne Nachweis dasteht.

Weniger „wann war mein Termin noch mal?“, weniger Anrufe zur Rückversicherung, weniger Nichterscheinen. Der Kunde bucht, bekommt seine E-Mail und ist beruhigt. Sie auch.

Das Gedächtnis von WITHMIA, nach Ihrem Maß

Etwas anderes haben wir in dieser Version ebenfalls verfeinert, und obwohl es technisch klingt, verändert es in der Praxis, wie sich ein Gespräch mit WITHMIA anfühlt: Ihr Gedächtnis konfigurieren jetzt Sie.

Jedes Gespräch ist eine Frage der Balance. Erinnert sich der Assistent an zu viel, bleibt er womöglich an etwas hängen, das Sie vor langer Zeit gesagt haben und das längst nicht mehr zur Sache tut. Erinnert er sich an zu wenig, müssen Sie alles wiederholen. Der richtige Punkt hängt von Ihrem Betrieb ab. Deshalb legen Sie im Bereich Wissen jetzt zwei Dinge fest:

• Wie viele Nachrichten WITHMIA sich merkt innerhalb eines Gesprächs.
• Wann sie ein altes Gespräch vergisst: in Tagen (zum Beispiel, dass sie das eines Kunden nach einer Woche „löscht“), oder dass es nie verfällt, wenn Ihnen lieber ist, dass sie sich immer erinnert.

Das ist eine feine Justierung, damit WITHMIA genau so klingt, wie Ihr Betrieb es braucht: mit dem langen Gedächtnis einer Praxis, die denselben Patienten monatelang betreut, oder mit dem kurzen Gedächtnis eines schnellen Service, bei dem jeder Kunde bei null anfängt. Sie bestimmen.

Ein Detail, das auffällt: immer die richtige Uhrzeit

Zum Schluss eine dieser unsichtbaren Verbesserungen, die Kopfschmerzen ersparen. Wir haben nachgeschärft, wie WITHMIA mit der Zeitzone Ihres Kalenders umgeht, damit ein Termin um 15 Uhr auch um 15 Uhr angezeigt wird — auf Ihrem Bildschirm, auf dem des Kunden und in Ihrem Kalender —, ohne merkwürdige Verschiebungen. Bei Terminen ist es kein Luxus, dass die Uhrzeit die Uhrzeit ist: Es ist das Minimum. Und jetzt sitzt es bis ins Detail.

Echte Fälle: wenn WITHMIA den Kalender übernimmt

Bis hierher haben wir Ihnen alles in Einzelteilen erzählt. Sehen Sie, wie es zusammen aussieht — in Betrieben wie Ihrem.

Die Zahnklinik, die aufgehört hat, von Hand zu buchen. In einer Praxis in Providencia beantwortete die Empfangskraft den ganzen Tag dasselbe über WhatsApp: Verfügbarkeit, Preise und danach das Hin und Her, um die Uhrzeit festzuzurren. Sie haben ihr Dentalink mit WITHMIA verbunden. Wenn heute ein Patient schreibt „ich bräuchte einen Termin für eine Zahnreinigung“, fragt WITHMIA nach Name, Ausweisnummer und Behandlung, schaut in den echten Kalender, bietet die freien Blöcke an und trägt den Termin beim richtigen Behandler ein. Der Patient bekommt seine Bestätigungs-E-Mail sofort. Die Empfangskraft musste früher den ganzen Tag von Hand buchen — heute schaut sie nur noch auf einen Kalender, der sich von selbst füllt.

Der Friseursalon, der seine Woche füllt, ohne ans Telefon zu gehen. Ein Salon in Ñuñoa arbeitet mit Reservo. Eine Kundin schickt Sonntagabend eine Instagram-Direktnachricht: „Habt ihr Donnerstag noch einen Termin für Farbe?“ Früher hätte das bis Montag gewartet. Heute antwortet WITHMIA sofort, fragt nach der gewünschten Leistung, bietet die freien Zeiten am Donnerstag an und bucht. Alles über Instagram, ohne dass die Inhaberin das Telefon anfasst. Am Montag steht der Termin bereits im Kalender.

Der Physiotherapeut, der seine Nachmittage zurückbekam. Ein selbstständiger Physiotherapeut nutzt Google Kalender. Er hat WITHMIA verbunden, und jetzt buchen seine Patienten selbst über WhatsApp: Der Assistent schaut in seinen Kalender, bietet die freien Zeitfenster an, fragt, wie lange sie brauchen (30 oder 60 Minuten je nach Art der Sitzung), und trägt den Termin ein. Er unterbricht keine Behandlung mehr, um „haben Sie Freitag noch was frei?“ zu beantworten, und seine Patienten warten nicht mehr auf eine Antwort.

Das Kosmetikstudio mit zwei Kalendern. Ein Studio in Las Condes führt Outlook für die Teambesprechungen und AgendaPro für die Behandlungen. Beide wurden mit WITHMIA verbunden, jeder mit eigener Konfiguration: In AgendaPro fragt WITHMIA nach Name, Leistung und Telefonnummer; in Outlook nur nach der E-Mail-Adresse. Derselbe Assistent, zwei Kalender, zwei Arten zu buchen — und niemand kommt durcheinander.

Häufige Fragen (ohne Kleingedrucktes)

Muss ich meinen Kalender wechseln oder einen neuen lernen? Nein. WITHMIA verbindet sich mit dem, den Sie schon nutzen: Google, Outlook, Calendly, Reservo, AgendaPro, Dentalink oder Medilink. Sie arbeiten weiter wie immer; WITHMIA bucht dort einfach für Sie.

Kann WITHMIA zwei Personen auf dieselbe Uhrzeit legen? Nein. Sie prüft Ihre tatsächliche Verfügbarkeit, bevor sie etwas anbietet, und schlägt deshalb nur Zeiten vor, die wirklich frei sind. Schluss mit Doppelbuchungen.

Funktioniert das auf allen meinen Kanälen oder nur bei WhatsApp? Auf allen. WITHMIA bucht genauso über WhatsApp, den Chat Ihrer Website, Instagram-Direktnachrichten, Messenger oder E-Mail. Der Termin landet immer im selben Kalender.

Welche Daten fragt sie beim Kunden ab? Die, die Ihr Kalender braucht (E-Mail für Google/Outlook; Name, Leistung und Telefon für Reservo/AgendaPro; Ausweisnummer und Behandlung für Dentalink/Medilink) plus die, die Sie ergänzen. Sie entscheiden, welche Pflicht sind.

Bekommt der Kunde eine Bestätigung? Ja. Sobald WITHMIA gebucht hat, schickt sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum, Uhrzeit und Details — ganz gleich, was der Kalender tut oder lässt. Das ist unser Sicherheitsnetz, damit niemand ohne Nachweis dasteht.

Kann ich auch selbst von Hand buchen? Selbstverständlich. Sie öffnen das Gespräch und übernehmen es; WITHMIA tritt nur in diesem einen zur Seite. Die Kontrolle liegt immer bei Ihnen.

Muss ich viel einstellen? Nur das Nötigste, über ein einfaches Panel: Dauer, erster Wochentag und welche Daten abgefragt werden. Sobald Sie einen Kalender verbinden, ist WITHMIA standardmäßig bereit zu buchen.

Es ist Zeit, Termine nicht mehr von Hand zu jonglieren

Ihr Betrieb muss nicht vom „ich melde mich gleich noch mal“ oder vom Heft mit durchgestrichenen Uhrzeiten leben. Mit WITHMIA 2.5 fragen Ihre Kunden Termine an, wo sie wollen und wann sie wollen, und WITHMIA bucht sie selbst in Ihrem echten Kalender — sie fragt ab, was Ihre Branche braucht, hält sich an Ihre Regeln und verschickt die Bestätigung —, während Sie sich um die Person kümmern, die vor Ihnen sitzt.

Hat 2.0 Ihren gesamten Betrieb an einem Ort ins Gespräch gebracht, sorgt 2.5 dafür, dass sich Ihr Kalender von selbst füllt. Verbinden Sie Ihren Kalender in ein paar Minuten und lassen Sie WITHMIA die Termine für Sie vergeben.

With you, WITHMIA.