WITHMIA 2.5 — Agora a WITHMIA agenda sozinha: seus clientes marcam horário na sua agenda, 24 horas por dia

Pare um segundo e pense em como você marca um horário hoje. Alguém te escreve: “oi, tem horário para amanhã?”. Você olha a agenda e responde “tenho às 15h ou às 17h”. A pessoa demora para responder. Quando responde, aquele horário já foi para outra pessoa. Tudo de novo. “Beleza, me dá terça às 16h.” Você anota num caderno, numa agenda, numa planilha — ou na memória, que é o pior de todos. E no fim acaba com dois clientes marcados no mesmo horário, ou com um “no-show” porque ninguém lembrou ninguém de nada. Esse vaivém, esse “me manda seus dados no direct que depois eu confirmo”, é uma das coisas que mais rouba tempo e mais custa vendas.

Faz pouco tempo apresentamos a WITHMIA 2.0, o salto omnicanal: WhatsApp, e-mail, Instagram, Messenger e o chat do seu site, tudo numa caixa de entrada só, com o seu assistente respondendo 24 horas por dia. Dissemos que aquela versão era a ponta do iceberg. Hoje mostramos o que vinha por baixo.

Apresentamos a WITHMIA 2.5, e a manchete é uma só: a WITHMIA não conversa apenas. Agora ela agenda.

Até ontem, seu assistente atendia muito bem: respondia perguntas, mandava preços, anotava o recado. Mas quando chegava a hora da verdade — “quero marcar um horário” — ainda dependia de você. Alguém tinha que olhar a agenda, oferecer um horário, confirmar, anotar. Isso acabou. A partir desta versão, a WITHMIA olha a sua agenda de verdade, oferece os horários que você tem livres, marca o compromisso sozinha e deixa tudo registrado na sua agenda, sem que você mexa um dedo. E depois envia a confirmação para o cliente.

Pense assim. Antes você tinha uma recepcionista que atendia o telefone mas que, para marcar qualquer coisa, precisava ir te procurar: “chefe, posso dar as 15h para o senhor?”. Agora você tem uma recepcionista que tem a agenda na mão, que sabe exatamente o que você tem livre, que reserva o horário ali mesmo e que nunca marca duas pessoas no mesmo bloco. Essa é a diferença entre a 2.0 e a 2.5: passamos de um assistente que fala para um que faz.

E aqui está o mais potente, o que de verdade muda o jogo: isso não é um botão do WhatsApp. É uma ferramenta que a WITHMIA usa onde quer que a conversa esteja acontecendo. Tanto faz se o seu cliente pediu o horário pelo WhatsApp, pelo chat do seu site, por um direct do Instagram ou por e-mail: a WITHMIA agenda do mesmo jeito, na mesma agenda, com a mesma cabeça. A ideia é simples e enorme ao mesmo tempo: você conecta a agenda que já usa, seu cliente escreve “quero um horário”, e a WITHMIA o leva pela mão até deixar o compromisso marcado. Sem aplicativos novos, sem formulários estranhos, sem você estar ali.

Não vamos soltar tudo de uma vez. Vá seção por seção, porque cada uma soma. Mas guarde esta ideia antes de seguir: se a 2.0 foi para você não perder um cliente por nenhum canal, a 2.5 é para você não perder um horário marcado por lugar nenhum. Bem-vindo à versão em que a WITHMIA assume a agenda.

A WITHMIA agenda sozinha, na sua agenda de verdade

Vamos ao concreto, porque aqui está o coração de tudo. Quando um cliente diz para a WITHMIA “quero marcar um horário para amanhã à tarde”, o que acontece por trás é exatamente o que você faria, mas em segundos e sem erros.

Primeiro, a WITHMIA olha a sua agenda real — a mesma que você usa todos os dias — e vê o que está ocupado e o que está livre. Não inventa horários, não oferece blocos que você já preencheu: consulta a disponibilidade de verdade. Segundo, oferece ao cliente os horários que você tem disponíveis de forma natural, conversando (“para amanhã tenho livre às 15h ou às 17h, qual funciona melhor para você?”). Terceiro, quando a pessoa escolhe, a WITHMIA pede exatamente os dados que o seu negócio precisa para aquela reserva. E quarto, deixa o compromisso marcado na sua agenda, com o nome do cliente, o horário e o detalhe, pronto para você ver. Em seguida, confirma para a pessoa que o horário está garantido.

Tudo isso, repetimos, a qualquer hora e por qualquer canal. O cliente que te escreve num domingo à meia-noite pelo Instagram recebe o horário marcado naquela mesma meia-noite. O que entra pelo chat do seu site num feriado, idem. Não existe “confirmo na segunda quando abrir”. O horário fica reservado na hora, enquanto a pessoa ainda está com vontade.

E como cada conversa tem o seu próprio controle — igual na 2.0 —, se você quiser entrar e combinar um horário especial na mão, é só abrir aquela conversa e a WITHMIA sai de cena só ali. Onde você está, quem manda é você. Onde não está, a WITHMIA agenda por você.

Conecte a agenda que você já usa (não pedimos que mude nada)

Sabemos que você já tem um jeito de tocar a sua agenda. Talvez você viva no Google Calendar, talvez no Outlook, ou talvez use uma plataforma de reservas feita para o seu ramo. A graça da 2.5 é que não pedimos que você mude para nada novo: a WITHMIA se conecta à agenda que você já usa e marca ali. Suportamos sete das mais usadas:

• Google Calendar e Outlook / Microsoft 365 — os dois clássicos. Você conecta com um clique, pelo botão oficial do Google ou da Microsoft, sem entregar senha nenhuma. Ideal para consultórios, escritórios, profissionais autônomos e qualquer um que já viva grudado na agenda.
• Calendly — se você já organiza suas reuniões por lá, a WITHMIA se pluga e respeita a sua disponibilidade.
• Reservo e AgendaPro — duas das plataformas de reservas mais usadas no Chile por salões de beleza, clínicas de estética, spas e consultórios. A WITHMIA lê os seus serviços e agenda em cima deles.
• Dentalink e Medilink — a suíte de saúde (HealthAtom). Pensada para clínicas odontológicas e centros médicos: a WITHMIA conhece os seus profissionais e tratamentos para agendar como se deve.

Você conecta o seu na seção Agenda, e a partir desse momento a WITHMIA fica liberada para marcar ali, sem passos extras. Se você tem mais de um, sem problema: cada agenda aparece com o seu próprio cartão e a sua própria configuração.

A ideia de fundo é a que contamos no começo, e vale repetir porque é a alma desta versão: uma empresa conecta a sua agenda, o cliente dela escreve pedindo um horário, e a WITHMIA marca na agenda dessa empresa. Você põe a agenda; a WITHMIA põe o trabalho.

Cada negócio pede o que precisa: a WITHMIA se adapta ao seu ramo

Aqui há um detalhe fino que marca a diferença entre um robô bobo e um assistente que entende de verdade o seu negócio. Nem todo ramo precisa dos mesmos dados para agendar. Um escritório que reserva uma reunião pelo Google talvez só precise do e-mail. Um salão precisa saber qual serviço você quer (corte? coloração? os dois?). Uma clínica odontológica precisa do seu documento e do tratamento. Pedir a mesma coisa para todo mundo seria um erro.

Por isso a WITHMIA pede os dados de acordo com a agenda que você conectou:

• Se você usa Google ou Outlook, ela pede o e-mail do cliente para mandar o convite.
• Se você usa Reservo ou AgendaPro, ela pede nome, o serviço desejado e telefone.
• Se você usa Dentalink ou Medilink, ela pede nome, documento, telefone e o tratamento ou motivo da consulta.

E o melhor: você pode ajustar esses dados do seu jeito. No painel de Agenda há um editor onde você decide exatamente o que a WITHMIA pergunta ao cliente antes de marcar. Quer pedir também o convênio de saúde? É só adicionar. Quer que o motivo seja obrigatório? É só marcar. Tem um dado que não te serve? É só tirar. A WITHMIA obedece essa configuração à risca: não agenda até ter tudo o que você definiu como obrigatório, e recolhe o resto para deixar anotado no compromisso.

Assim, o mesmo assistente serve igualmente bem a um cartório, a uma barbearia e a um centro médico. Cada um pede o seu, sem que você precise programar nada.

Você põe as regras: durações, dias e todo o resto

Uma agenda não é só “sim ou não a este horário”. É como você trabalha. E a 2.5 deixa você configurar isso sem tocar numa linha de código, a partir de um painel que agora fica sempre à vista, fixo ao lado da sua agenda, para você ter o controle num relance.

• Duração dos compromissos. Seus horários são de 30 minutos? De uma hora? Você oferece 15 para uma consulta rápida e 60 para algo mais longo? Você escolhe as durações que trabalha (15, 30, 45, 60, 90 ou 120 minutos), e se colocar várias, a WITHMIA pergunta ao cliente de quanto tempo ele precisa e calcula o horário de término sozinha. Acabou o “todos os atendimentos duram uma hora porque sim”.
• Primeiro dia da semana. Coisa fina, mas que se agradece: você configura se a sua semana começa na segunda-feira (o normal por aqui) ou no domingo, e a agenda se organiza do jeito que você lê.
• Dados que o bot pede. Como contamos acima, você adiciona, tira e marca como obrigatórios os campos que a WITHMIA pergunta antes de agendar.
• Acesso do assistente. Você ativa ou desativa com um clique a permissão da WITHMIA para consultar e agendar naquela agenda. E para você começar sem enrosco, quando conecta uma agenda nova, ela já fica habilitada por padrão: conectou, pronto, já agenda.

E tudo isso é por agenda. Se você tem o Google para as reuniões e o Reservo para os serviços, cada um tem o seu painel com as suas próprias regras. Configura uma vez e a WITHMIA respeita o seu jeito de trabalhar para sempre.

A confirmação que chega de verdade ao cliente

Agendar é metade do trabalho. A outra metade é a pessoa se lembrar do horário. Por isso, assim que a WITHMIA marca um compromisso, ela manda ao cliente um e-mail de confirmação com o selo da WITHMIA: com a data e o horário bem claros, o detalhe do compromisso e o nome do seu negócio.

Por que isso importa tanto? Porque até agora a confirmação dependia de a agenda mandar o próprio convite, e isso nem sempre chega: em algumas contas falha, em outras vai direto para a caixa de spam, e o cliente acaba sem saber que horas era. Com o e-mail da WITHMIA, essa confirmação sai de qualquer jeito, seja qual for a agenda que você conectou. É a nossa rede de segurança para que ninguém fique sem o comprovante.

Menos “que horas era mesmo o meu horário?”, menos ligações para reconfirmar, menos faltas. O cliente marca, recebe o e-mail e fica tranquilo. Você também.

A memória da WITHMIA, na sua medida

Tem outra coisa que afinamos nesta versão, e embora soe técnica, na prática muda como é conversar com a WITHMIA: a memória dela agora quem configura é você.

Toda conversa tem um equilíbrio. Se o assistente lembra demais, pode ficar preso em algo que você disse faz tempo e que já não vem ao caso. Se lembra de menos, te faz repetir tudo. O ponto certo depende do seu negócio. Por isso, na seção Conhecimento, agora você decide duas coisas:

• Quantas mensagens a WITHMIA lembra dentro de uma conversa.
• Quando ela esquece uma conversa antiga: em dias (por exemplo, que “apague” o de um cliente depois de uma semana), ou que nunca expire se você preferir que ela se lembre sempre.

É um controle fino, pensado para que a WITHMIA soe exatamente como o seu negócio precisa: com a memória longa de um consultório que atende o mesmo paciente por meses, ou com a memória curta de um atendimento rápido em que cada cliente começa do zero. Quem manda é você.

Um detalhe que se nota: o horário certo, sempre

Por último, uma daquelas melhorias invisíveis que evitam dor de cabeça. Refinamos como a WITHMIA lida com o fuso horário da sua agenda, para que um compromisso marcado para as 15h apareça às 15h — na sua tela, na do cliente e na sua agenda —, sem deslocamentos estranhos. Quando o assunto é compromisso, o horário ser o horário não é luxo: é o mínimo. E agora está afinado no detalhe.

Casos reais: quando a WITHMIA assume a agenda

Até aqui contamos por partes. Veja como fica tudo junto, funcionando em negócios como o seu.

A clínica odontológica que parou de agendar na mão. Num consultório de Providencia, a recepcionista vivia respondendo a mesma coisa pelo WhatsApp: disponibilidade, valores, e depois o vaivém para fechar o horário. Conectaram o Dentalink deles à WITHMIA. Agora, quando um paciente escreve “preciso de horário para uma limpeza”, a WITHMIA pergunta o nome, o documento e o tratamento, olha a agenda real, oferece os blocos livres e deixa o compromisso marcado com o profissional certo. O paciente recebe o e-mail de confirmação na hora. A recepcionista passou de agendar na mão o dia inteiro a revisar uma agenda que se enche sozinha.

O salão que lota a semana sem atender o telefone. Um salão de Ñuñoa trabalha com Reservo. Uma cliente manda um direct no Instagram num domingo à noite: “tem horário para coloração na quinta?”. Antes, isso esperava até segunda. Hoje a WITHMIA responde na hora, pergunta qual serviço ela quer, oferece os horários livres de quinta e agenda. Tudo pelo Instagram, sem a dona tocar no telefone. Na segunda, a agenda já está com o horário marcado.

O fisioterapeuta que recuperou as tardes. Um fisioterapeuta autônomo usa o Google Calendar. Conectou a WITHMIA e agora os pacientes agendam sozinhos pelo WhatsApp: o assistente olha a agenda dele, oferece os espaços livres, pergunta de quanto tempo precisam (30 ou 60 minutos conforme o tipo de sessão) e deixa o compromisso marcado. Ele parou de interromper cada atendimento para responder “tem horário na sexta?”, e os pacientes pararam de ficar esperando resposta.

O centro de estética com duas agendas. Um centro em Las Condes usa Outlook para as reuniões da equipe e AgendaPro para os serviços. Conectaram os dois à WITHMIA, cada um com a sua própria configuração: no AgendaPro a WITHMIA pede nome, serviço e telefone; no Outlook, só o e-mail. O mesmo assistente, duas agendas, duas formas de agendar, sem ninguém se confundir.

Perguntas frequentes (sem letra miúda)

Preciso trocar a minha agenda ou aprender uma nova? Não. A WITHMIA se conecta à que você já usa: Google, Outlook, Calendly, Reservo, AgendaPro, Dentalink ou Medilink. Você segue trabalhando como sempre; a WITHMIA só agenda ali por você.

A WITHMIA pode marcar duas pessoas no mesmo horário? Não. Ela consulta a sua disponibilidade real antes de oferecer, então só propõe horários que você tem livres. Adeus aos choques de agenda.

Funciona em todos os meus canais ou só no WhatsApp? Em todos. A WITHMIA agenda igual pelo WhatsApp, pelo chat do seu site, pelo direct do Instagram, pelo Messenger ou por e-mail. O compromisso sempre cai na mesma agenda.

Quais dados ela pede ao cliente? Os que a sua agenda precisa (e-mail para Google/Outlook; nome, serviço e telefone para Reservo/AgendaPro; documento e tratamento para Dentalink/Medilink) mais os que você adicionar. Você decide quais são obrigatórios.

O cliente recebe confirmação? Sim. Assim que a WITHMIA agenda, ela manda um e-mail de confirmação com a data, o horário e o detalhe, dê no que der com a agenda. É a nossa rede de segurança para que ninguém fique sem o comprovante.

Posso agendar na mão também? Claro. Você entra na conversa e assume; a WITHMIA sai de cena só naquela. O controle é sempre seu.

Preciso configurar muita coisa? O necessário e a partir de um painel simples: durações, primeiro dia da semana e quais dados pedir. Quando você conecta uma agenda, a WITHMIA já fica pronta para agendar por padrão.

É hora de parar de encaixar horários na mão

O seu negócio não precisa viver do “depois eu confirmo” nem do caderno cheio de horários riscados. Com a WITHMIA 2.5, seus clientes pedem horário por onde quiserem, na hora que quiserem, e a WITHMIA marca sozinha na sua agenda de verdade — pedindo o que o seu ramo precisa, respeitando as suas regras e mandando a confirmação —, enquanto você atende quem está na sua frente.

Se a 2.0 colocou todo o seu negócio conversando num lugar só, a 2.5 coloca a sua agenda para se encher sozinha. Conecte a sua agenda em poucos minutos e deixe a WITHMIA marcar os horários por você.

With you, WITHMIA.